Wat moet DICTU met Web 2.0?

 

Wat moet DICTU met Web 2.0? Inleiding Beheren Adviseren Contracteren Archiveren Ondersteunen Exploiteren Beveiligen Ambtenaren traceren Conclusie

 

 

 

Bij de evaluatie van de trajecten die experimenteren met sociale media zijn verschillende ondersteunende directies betrokken geweest. Hieronder de bevindingen van Fred Jansen (DICTU).

 

 

Inleiding

In de VIA nummer 77 van maart 2009 stelt Davied van Berlo de vraag “Wat moet de ICT afdeling met Web 2.0”. Hij  beschrijft hierin de werkomgeving van Ambtenaar 2.0 in het kader van Het Nieuwe Werken. Op zijn vraag wil ik een antwoord geven in het licht van de aard en status (dynamisch en groeiend) van deze nieuwe trend.

Ambtenaar 2.0 is een verschijnsel waarbij ambtenaren op Web 2.0 technologie gebaseerde tools inzetten om hun werk te doen. Voornamelijk omdat het mogelijkheden biedt tot samenwerking met andere ambtenaren, extern en intern, en personen en groeperingen in de maatschappij.

Ambtenaar 2.0 is een symptoom van een behoefte die leeft in de ambtenarengemeenschap. Dit zijn deels oude behoeften, die lange tijd niet of niet goed genoeg zijn bevredigd. Deels zijn het ook nieuwe behoeften die worden ingegeven door de ontwikkelingen op de (internet) markt en in het maatschappelijke en sociaal leven.

 

Deze beweging vindt plaats in het kader van Het Nieuwe Werken, waarin de klassieke 9 tot 5 werkdagen en werken vanaf een vaste plek in een kantoor niet meer passen. Daarbij staat netwerken, communicatie en connectiviteit centraal als middelen om een opdracht te volbrengen.

De Ambtenaar 2.0 wil zelf zijn hulpmiddelen kiezen en samenstellen en vindt deze voor een belangrijk deel als gratis ‘software as a service’ op het internet, gebaseerd op web 2.0 technologie. Het aanbod is daarbij enorm en snel groeiend en veranderend; beveiligings- en privacystrategieën zijn daarbij echter vaak onduidelijk.

Zonder het indammen van vrijheden is het nagenoeg onmogelijk om te controleren wat er gebruikt wordt aan online hulpmiddelen en om daar in te sturen. Bij vrijheid hoort verantwoordelijkheid, weet iedereen die kinderen grootbrengt. Vanaf een bepaalde leeftijd kan je ze alleen nog wijzen op de gevaren van ondoordacht gedrag en handelen. Dat is voor de Ambtenaar 2.0 niet anders.

Hieronder volgt een korte beschouwing van verschillende aspecten van DICTU taken, die in het kader van deze nieuwe manier van werken een rol spelen, te weten:

• beheren
• adviseren
• contracteren
• archiveren
• ondersteunen
• exploiteren
• beveiligen
• traceren

 

Beheren

Web 2.0 tools zijn een aanvulling op wat DICTU aan klanten levert. Niet voor iedere ambtenaar zullen deze nieuwe tools en werkwijze de bestaande, traditionele applicaties geheel of gedeeltelijk vervangen. Er zal een aanzienlijke groep gebruikers blijven die op de ‘oude’ manier wordt bediend door DICTU. In dat opzicht vraagt aandacht voor de Web 2.0 tools die worden gebruikt een extra beheersinspanning van DICTU.

 

Adviseren

Moet DICTU proactief op zoek naar Web2.0 tools? Als een concrete behoefte ontstaat aan bepaalde functionaliteit, dan kan daarnaar op zoek worden gegaan, zowel in de klassieke als in de Web2.0 oplossingen. Maar vaak zal het zo zijn dat een klant of een gebruiker met een oplossing komt die deze graag wil inzetten. DICTU zal dan na onderzoek een adviserende rol innemen over de ‘best practice’ of eventuele risico’s en bezwaren van een bepaalde oplossing.

De markt is echter te divers en te snel veranderend om de ambitie te hebben tools te selecteren, consolideren en voor te schrijven, zonder te vervallen in 1.0 denken.

DICTU kan wel een overzicht bijhouden waarin gangbare en veelgebruikte tools worden opgenomen, met een korte beschrijving van de geboden functionaliteit en de risico’s en voor- en nadelen van het gebruik ervan. In het uiterste geval kunnen beveiligingsissues van bijvoorbeeld benodigde plug-ins tot uitsluiting aanleiding geven om de interne omgeving te beschermen.

 

Contracteren

Gratis te gebruiken online applicaties zijn op internet beschikbaar, al zijn die vaak beperkt in de  beveiliging en bescherming van gegevens of privacy. Als vergoeding moet men vaak genoegen nemen met gerichte reclame. Om betere beveiliging of functionaliteit te krijgen of geen reclames te hoeven ontvangen moet er vaak wel betaald worden. Daarvoor zou je overeenkomsten met de aanbieder kunnen afsluiten. Maar gezien de vluchtige aard en het snel wisselende aanbod kan het gebeuren dat een contract is afgesloten met een aanbieder, die buiten beeld raakt. Doordat hij ophoudt te bestaan of doordat een concurrent met een functioneel rijker ‘gratis’ alternatief komt, dat de voorkeur krijgt van de gebruikers. Ook hier is het gevaar dus groot om achter de feiten aan te lopen.

 

Archiveren

DICTU zal de mogelijkheid bieden om documenten, die een formele en archiefwaardige status hebben binnen de veilige muren van de organisatie te formaliseren en archiveren. Voor documenten die binnen de muren worden gemaakt is deze mogelijk impliciet. Maar documenten die buiten de eigen infrastructuur worden gecreëerd, zullen bewust en nadrukkelijk aan het archief moeten worden overgedragen.

Aan het formaat waarin het document wordt overgedragen en gearchiveerd zullen eisen gesteld worden om de ontsluitbaarheid van de informatie gewaarborgd te houden. ODF-formaat is daarbij een geaccepteerde en open standaard. Dat kan betekenen dat de Ambtenaar 2.0 een conversieslag moet doen om het document in een formele, toekomstvaste en archiefwaardige vorm aan te kunnen bieden.

 

Ondersteunen

Gezien de veelheid aan applicaties die mogelijk gebruik gaan worden is het vrijwel onmogelijk voor DICTU om overal expertise over op te bouwen en ondersteuning op te kunnen verlenen. Gebruikers zullen dus daarvoor ook voor een belangrijk deel aangewezen zijn op de aanbieder en de ‘cloud’.

Daar waar behoefte is aan opleiding of training in het gebruik van tools ligt deze verantwoordelijkheid, zoals voor alle software, bij de Functioneel beheerder van de software. Deze wordt door DICTU alleen geleverd voor eigen applicaties. Als een ambtenaar of organisatieonderdeel besluit tot het gebruik van een applicatie (online of lokaal), zal deze zelf een aanspreekpunt of functioneel beheerder daarvoor aan moeten stellen.

DICTU zorgt ervoor dat de infrastructurele voorzieningen zullen blijven afgestemd op de mogelijk groeiende behoefte.

 

Exploiteren

De mogelijkheid om zelf intern web 2.0-achtige applicaties te gaan hosten en aanbieden om in ieder geval beveiliging en back-up goed geregeld te hebben wordt ook gedwarsboomd door de dynamiek van de markt. Tegen de tijd dat er intern iets geïmplementeerd is, is de markt alweer verder. Het is dus altijd achter de feiten aanlopen zonder garantie dat gebruikers niet elders hun intrek hebben genomen. Alternatieven verbieden zou weer 1.0 denken zijn.

Wel kan DICTU zelf web 2.0 technologie gebruiken om haar bedrijfsapplicaties en elektronische dienstverlening te verrijken. Bijvoorbeeld: Geo-informatie mappen op Google Maps.

 

Beveiligen

Veel van wat geldt voor informatiebeveiliging in de 2.0 omgeving, geldt nu al voor de mobiele ambtenaar. Documenten en informatie over het departement bevinden zich nu al overal in het persoonlijke domein van de ambtenaren. Op laptops, op USB-sticks, op externe mailservers in mailboxen, thuis en op de PDA of SmartPhone. Een kwaadwillende derde vindt altijd wel een manier om deze te onderscheppen en misbruiken. Het geldt nog sterker in de web 2.0 wereld, waar de informatie bewust op externe servers wordt geparkeerd, waar het eigendomsrecht van de informatie soms via de voorwaarden bij de aanbieder van de dienst is gelegd.

De nieuwe manieren van werken brengen nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, waarvan een belangrijk deel bij de individuele medewerkers zal komen te liggen. Het besef hiervan wordt verondersteld aanwezig te zijn bij de medewerkers, maar zal van tijd tot tijd aangewakkerd moeten worden in het kader van informatiebeveiliging. Dit zal in concernverband moeten worden opgepakt en uitgedragen.

 

Ambtenaren traceren

Er wordt gesuggereerd dat er moet worden voorzien in een middel om te zorgen dat alle sporen die een Ambtenaar nalaat op het internet niet worden misbruikt of gemanipuleerd door derden en daarom moeten worden geregistreerd. Behalve ondoenlijk is het wellicht ook in strijd met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en lijkt het daarnaast zinloos. Het is tamelijk eenvoudig om je op het Internet voor iemand anders uit te geven en namens deze onoorbare zaken te doen of zeggen. 

Bovendien zal de ambtenaar de ene keer achter zijn werkplek zitten, de volgende keer achter zijn thuis-PC of PDA, achter de thuis-PC van een kennis of in een Internetcafé.

 

 

Conclusie

“Het Nieuwe Werken” geeft de ambtenaar meer vrijheden en daarmee meer verantwoordelijkheid; deze zal dus ook duidelijk naar deze gedelegeerd moeten worden.

 

Ambtenaar 2.0 met Web 2.0 biedt nieuwe mogelijkheden tot werken en samenwerken. Vooralsnog heeft dit het karakter van een hype, waaruit zich misschien op termijn zal enkele sterke ‘best practices’ zullen consolideren, die algemeen gebruikt worden. Tot aan die tijd kan het alle kanten op en past het gezien de aard van de ontwikkeling niet om daar controle op te voeren of te proberen te beheersen. De toepassingen zijn te divers en te vluchtig om er vast beleid op te maken; het gevaar van achter de feiten aan te blijven lopen is daarvoor te groot.

De voorlopige conclusie voor de rol van DICTU is dan:

• web 2.0 is additioneel op de ‘klassieke’ omgeving, die ondersteund blijft worden;
• analyseren van en adviseren over de risico’s van het gebruik van specifieke tools en sites;
• het bewaken van beveiligingsaspecten, wat in uiterste gevallen tot uitsluiting kan leiden;
• voorzien in en wijzen op archiveringsmogelijkheden voor opgeleverde documenten;
• de infrastructuur laten blijven aansluiten op de veranderende eisen;
• verantwoordelijkheid voor de veiligheid van informatie en privacy in de web2.0 omgevingen voor een belangrijk deel bij de medewerker terug te leggen;
• ‘Duurzaam doorbouwen’ door deze trend te volgen en faciliteren door het gebruik van web 2.0 tools mogelijk te maken.